بخش جدیدی با نام معرفی سیتم های نرم افزاری را آغاز نموده ایم که در آن به معرفی سیستم های حسابداری و معایب و مزایای آن می پردازیم.
لازم به توضیح است که در ابتدا شرح خدمات هر یک از سیستم ها استخراج و روی آنها به تدریج تحلیل های فنی و تئوریک نرم افزاری و حسابداری را انجام خواهد شد.می پردازیم و شما هم نظرات خود را بصورت آزادانه در انتهای هر بحث مطلب مطرح نمائید تا با معرفی و بیان مزایا و معایب هر سیستم بهترین ها را در هر حوزه معرفی کنیم.
مدیریت و نظارت بر روی فعالیت ها، خدمات، عملکرد کارکنان، میزان درآمد و هزینه ها و کلیه امور آژانسهای هواپیمائی مسافرتی و جهانگردی پس از هدفمندسازی یارانه ها بیش از پیش نمود پیدا کرده است. نظارت و کنترل بر فعالیتهای کارکنان در بخشهای فروش خدمات، قراردادها، صندوق، حسابداری و سایر واحدها برای مدیران آژانسهای هواپیمائی به نگرانی تبدیل شده است.
سیستمهای نرم افزاری، اطلاعات را جمع آوری نموده و با ارائه گزارش های مدیریتی ،آماری و کنترلی، به مدیریت هرچه بهتر آژانس ها کمک می نماید. به عنوان مثال کلیه اسناد مالی در سیستم های نرم افزاری بصورت خودکار و سیستمی تولید می شوند، لذا اطلاعات از قسمتهای فروش بصورت اتوماتیک به قسمت حسابداری ارسال شده و اختلاف قسمت فروش و حسابداری همیشه صفر بوده و مدیریت نیز میتواند آخرین وضعیت مالی طرف حسابهای خود و میزان هزینه و فایده خدمات خود را بصورت برخط(Online) مشاهده نمایند.
همچنین جلوگیری ازاشتباهات، فراموشکاری ها و یا تخلف کارکنان از دیگر اهداف مدیران آژانسهای مسافرتی می باشد که جز با مکانیزاسیون و کامپیوتری کردن فعالیتها و ثبت آنها در سیستمهای نرم افزاری امکان پذیر نمی باشد.
شرح خدمات نرم افزار فراسو :
هدف از تولید این نرم افزار مکانیزه نمودن عملیات آژانس میباشد به نحوی که هر قسمت علاوه برآنکه عملیات خود را بصورت مستقل انجام میدهد,
اطلاعات مورد نیاز قسمتهای دیگر را نیز به صورت اتوماتیک تهیه نموده و برای قسمتهای مذکور ارسال نماید بعنوان مثال قسمت فروش تور علاوه برآنکه عهده دار عملیات خود( رزرو , فروش , کنسلی) می باشد اطلاعات مورد نیاز قسمت صندوق و حسابداری را نیز تهیه نمود و برای آنها بصورت اتوماتیک ارسال می نماید.
فروشنده قسمت تور پس از ثبت اطلاعات واچر , اطلاعات مالی آنرا برای صندوق بصورت اتوماتیک ارسال نمود( قبض صندوق) و از مشتری میخواهد که به قسمت صندوق مراجعه نماید. صندوقدار اطلاعات مالی واچر صادره شده را روی کامپیوتر خود مشاهده نموده و اقدام به ثبت عملیات مالی آن ( دریافت وجه نقد ، چک ، فیش ، استفاده از اعتبار و...) مینمایدو پس از اتمام کار حاصل عملیات مالی را برای سیستم حسابداری ارسال مینماید.
بدیهی است که این گردش کار باعث تسریع امور گشته و در هر لحظه مدیریت مینواند آخرین وضعیت مالی طرف حسابهای خود را مشاهده نمایند و از آنجاکه اسناد مالی بصورت خودکار تولید میشوند اطلاعات از قسمتهای فروش خدمات به روز به قسمت حسابداری ارسال شده لذا اختلاف بین قسمت فروش و حسابداری صفر می باشد.
فهرست سیستم هاکه بصورت ماژولار قابل استفاده می باشند :
- حسابداری
- امور مشتریان
- صندوق
- خزانه داری
- سیستم مدیریت کاربران
- فروش خدمات
- فروش تورهای داخلی( بصورت چارتر و شناور شامل تور مشهد , کیش,....)
- فروش تورهای خارجی( بصورت چارتر و شناور سوریه , عتبات,....)
- فروش بلیط هواپیما داخلی و خارجی , قطار و اتوبوس بصورت چارتر وشناور
- فروش ویزا
- سیستم سلز مربوط به خطوط هوائی داخلی و خارجی
- سیستم مدیریت اوراق بهادار ( استاک / واچر )
- سیستم جامع گزارشات مدیریتی
- سیستم جامع اطلاع رسانی
سیستم حسابداری :
این سیستم 5 سطحی بوده ( کل – معین – تفضیل1- تفضیل2 - جزء) ولی بگونه ای طرح شده است که در ابتدای سال مالی تعداد سطوح مورد نیاز و تعداد ارقام کدینگ حسابداری توسط مدیر سیستم تعریف میشود.که این سیستم شامل امکانات زیر میباشد.
- ایجاد پارامترهای سال مالی
- معرفی گروه و طبقات حساب
- معرفی سرفصلهای حساب
- معرفی حسابهای مرکب
- ثبت اسناد
- دفاتر
- ترازها
- گزارشات مالی
- و ....
- ایجاد پارامترهای سال مالی
امور مشتریان :
با توجه به نحوه عملکرد آژانس سعی شده سیستمی برای نگهداری مشخصات مشتریان آژانس در نظر گرفته شود با ثبت هر طرف حساب در این قسمت با توجه به قوانینی که از سوی مدیریت مالی برای سیستم تعریف شده است برای هر طرف حساب , کد حسابداری مربوط در سیستم حسابداری تولید میشود.که این سیستم شامل امکانات زیر میباشد
- ثبت اطلاعات طرف حسابهای حقوقی شامل آژانسها – شرکتها و سایر موارد
- ثبت اطلاعات طرف حسابهای حقیقی شامل اطلاعات سرپرست , همسر و فرزندان آن
- گروه بندی طرف حسابها و انتساب هر طرف حساب به گروه مربوط خود
- امکان نگهداری نمونه عکس و امضاء
- تهیه انواع گزارشات مورد نیاز
- امکان چاپ کارت شناسائی برای هر مشتری
- امکان دسترسی به آخرین وضعیت مالی هر طرف حساب بدون نیاز به مراجعه به سیستم حسابداری
- انتساب چندین کد حسابداری به هر مشتری و تهیه گزارش مالی ترکیبی از آنها
در ضمن این سیستم بگونه ای تهیه شده است که درصورتیکه آژانس دارای سایت باشد بتواند برای هر طرف حساب یک رمز تعریف نمود و هر طرف حساب مذکور از آخرین وضعیت مالی خود از طریق سایت اطلاع حاصل نماید.
صندوق :
این سیستم عملیات مربوط به دریافت و پرداخت وجه نقد را بعهده دارد. که قبضهای دریافت و پرداخت میتواند بصورت مستقل توسط صندوقدار ایجاد شود و یا از قسمتهای دیگر برای آن ارسال شود و صندوقدار اقدام به دریافت و پرداخت وجه نقد آن نماید. ودر نهایت صندوقدار درآخر وقت کاری خود سند مالی عملیات روز صندوق را تهیه و برای قسمت حسابداری ارسال نماید.
این سیستم بگونه ای تهیه شده است که امکان دریافت انواع بن , کارتهای اعتباری , استفاده از مجوز قرارداد واستفاده از مجوز اعتبار را دارا میباشد.
در صورتیکه مشتری بخواهد اقدام به پرداخت چک نماید ابتدا چک آن در قسمت مالی ثبت و برای صندوقدار اعتبار آن ارسال میشود.
در سیستم امکانی در نظر گرفته شده است که بتوان عملیات صندوق تعریف نمود بدین معنی که مشخص میشود که این قبض دریافت یا پرداخت صندوق مربوط به چه نوع خدمات یا هزینه های آژانس میباشد بعنوان مثال میتوان یک عملیات تحت عنوان فروش ایران ایر تعریف نمود و درصورت دلخواه استاکهای مربوط به آنرا ثیت قسمت استاک /واچر صندوق نمود.در این حالت قبض صندوق بصورت دستی از قسمت فروش به صندوق ارسال میشود( روند فعلی ) صندوقدار عملیات صندوق را فروش ایران ایر انتخاب نموده و اقدام به ثبت آن مینماید درصورتیکه استاکها برای صندوق تعریف شده باشد هنگام ثبت قبص صندوق کنترلی جهت صحت شماره های اعلام شده از سوی فروشنده انجام میشود ودر صورت عدم صحت اطلاعات آن از ثبت قبض صندوق جلوگیری میشود.
این سیستم دارای امکانات زیر می باشد :
- معرفی صندوقهای آژانس
- معرفی صندوقداران
- معرفی عملیات صندوق
- ثبت اطلاعات دریافت و پرداخت
- فعال یا غیر فعال نمودن صندوق جهت ارسال اطلاعات از طرف قسمتهای دیگر
- چاپ قبض دریافت / پرداخت صندوق
- کنترل تعداد دفعات چاپ قبض صندوق
- امکان ابطال قبض صندوق
- تهیه انواع گزارشات صندوق
- تهیه سند حسابداری روزانه
- تهیه نمودارهای آماری از عملیات صندوق
خزانه داری :
در این قسمت برنامه عملیات مربوط به دریافت چک , به حساب گذاشتن چکهای دریافتی ,وصول یا واگذاری چکهای دریافتی , پرداخت چک , پاس نمودن چکهای پرداختی , ثبت اطلاعات فیش های واریزی , ثبت اطلاعات چکهای ضمانت دریافتی و یا پرداختی انجام میشود.
این سیستم بگونه ای تهیه شده است که با انجام هر عملیاتی سند مالی مربوط به آن عملیات بصورت مکانیزه تولید و برای سیستم حسابداری ارسال میشود.
همچنین در این قسمت این امکان فراهم شده بتوان مجوز اعتبار جهت دریافت خدمات برای طرف حسابها تعریف نمود ویا قراردادهای فروش خدمات برای شرکتها معرفی نمود
این سیستم دارای امکانات زیر می باشد :
فروش تور و هتل :
این قسمت دارای سه زیر سیستم مختلف تور با نامهای ( سیستم فروش تور با گارانتی هتل - سیستم فروش پکیجهای تور ) می باشد . در سیستم فروش تور با گارانتی هتل ضمن تعریف و آنالیز تک تک هزینه های تور و تعریف پلان هتل گارنتی شده مربوط به تور کنترل و مدیریت تک تک اتاقهای هتل در هر تاریخ دلخواه و کنترل تک تک هزینه های تور به صورت منفک از هم انجام شده و در هر فروش قیمتها توسط سیستم با توجه به تاریخهای اقامت تهیه و پس از ثبت آن برای خود یک سند حسابداری فروش تهیه نموده وبه بخش حسابداری ارسال می نماید . در سیستم فروش پکیج تور کهبرای خرید تور از سایرین به کار می رود در زمان فروش قیمتهای خرید و فروش توسط کاربر به سیستم داده می شود و پس از ثبت فروش می توان سند حسابداری آن را تهیه و به بخش حسابداری ارسال نمود.
این سیستم دارای امکانات زیر می باشد .
- تعریف هزینه های تور و تعریف پلان هتل
- ثبت فروش تور گارانتی و یا کنسل نمودن فروش و ارائه دو پلان گرافیکی از اتاقهای هتل
- ثبت فروش پکیج تور و یا کنسل نمودن فروش
- ارائه گزارش فروش روزانه با محاسبه کمیسیون فروش اتوماتیک برای آژانسهای فروشنده همکار
- ارسال قبض اتوماتیک برای صندوق
- ثبت رزروهای هتل
- گزارش مالی فروش تور
- گزارش مدیریت مالی فروش تور توسط آژانسهای مختلف
- گزارش مدیریتی اتاقهای هتل در تک تک روزهای ماه
- گزارش ریز هزینه های تور
- گزارش رزرو هتل
- تهیه سند حسابداری تور
- و گزارش های متنوع دیگر
فروش چارتر :
این سیستم برای مدیریت پروازهای چارتر یا پروازهایی که آژانس قصد کنترل ظرفیت پرواز را دارد به کار گرفته می شود که در آن ضمن ثبت تمام فروشهای انجام شده روی پروازها و کنترل بلیطها ضمن کنترل ظرفیت پرواز و ارائه لیست پرواز ، گزارش فروش ، نمودار فروش هر پرواز اقدام به ثبت اطلاعات بلیط در بخش اوراق بهادار نموده و یک سند حسابداری فروش به بخش حسابداری ارسال می نماید . ضمنا به دلیل RealTime بودن این سیستم حتی زمانی که چند کاربر مختلف روی شبکه در حال فروش روی یک پرواز هستند هیچگاه ظرفیت پرواز Over نمی شود و هر صندلی فقط یکبار می تواند فروخته شود.
این سیستم دارای امکانات زیر می باشد:
- فروش روزانه بلیط ها و کنترل ظرفیت پرواز
- ارسال قبض اتوماتیک برای صندوق
- ارائه لیست پرواز برای فرودگاه
- ارائه گزارش فروش روزانه با محاسبه کمیسیون فروش اتوماتیک برای آژانسهای فروشنده همکار
- ارائه نمودار فروش یک پرواز توسط آژانسهای مختلف
- کنترل دقیق بلیط ها و جلوگیری از خطا در زمان ثبت بلیط ها
- سیستم کنترل و فروش گارانتی پرواز توسط آژانسهای همکار
- سیستم رزرواسیون پروازها و ارائه لیست رزروهای اعتبار گذشته و امکان کنسل نمودن آنها
- سیستم لیست انتظار روی هر پرواز
- تهیه سند حسابداری فروش چارتر
سلز هواپیمائی :
سیستم سلز هواپیمایی جهت فروش کلیه بلیطهای آزاد هواپیمایی داخلی و خارجی برای آژانسهایی که دارای مجوز IATA هستند و از طریق سایتهای اینترنت (Amadeus) یا سیستم لیازیون و یا هر سیستم دیگر اقدام به فروش بلیط می نمایند به کار می رود و پس از ثبت فروشها ضمن کنترل بلیطها اقدام به تهیه RTRD – PSR - RR به صورت اتوماتیک در پایان هر 15 روز می نماید و علاوه بر ارسال قبض برای صندوق به صورت روزانه سند حسابداری فروش را تهیه می نماید .
این سیستم دارای امکانات زیر می باشد:
- ثبت فروشهای بلیط به صورت روزانه و محاسبه کمیسیون آژانس به صورت اتوماتیک
- ثبت کنسلی ها
- ارسال قبض اتوماتیک به صندوق
- کنترل تک تک بلیطها و کنترل انبار بلیط
- تهیه RTRD –PSR-RR به صورت اتوماتیک در هر زمان دلخواه
- ارائه گزارشات مختلف فروش بلیط در بازه های زمانی مختلف
- تهیه سند حسابداری فروش سلز
اوراق بهادار ( استاک / واچر ) :
این سیستم یک سیستم دقیق جهت کنترل کلیه واچرها و استاکهای وارد شده به آژانس و تهیه سلزهای گوناگون برای فروش تور و چارتر می باشد .
این سیستم دارای امکانات زیر می باشد:
- ثبت درخواست و دریافتهای بلیطهای اخذ شده از شرکت هواپیمایی برای سیستم چارتر
- تحویل استاکهای بخش چارتر به آژانسهای طرف قرارداد و کنترل فروش هر یک
- تحویل فلایت بلیطها از فروشنده های بلیط
- تهیه یک شناسنامه برای هر بلیط
- ارتباط با سیستم فروش چارتر و تغییر وضعیت اتواتیک در صورت فروش هر بلیط
- گزارش موجودی انبار
- گزارش بلیطهای فروخته شده
- گزارش بلیطهای مفقودی
- گزارش بلیطهای مانده در نزد هر فروشنده
- گزارش بلیطهای گزارش شده به شرکت هواپیمایی
- ثبت تحویلهای واچرها به آژانسها یا فروشنده های گوناگون
- گزارش واچرهای فروش رفته
- گزارش واچرهای تسویه شده
سیستم اینترنتی فروش بلیط چارتر :
این سیستم تحت وب می باشد و قابلیت لینک اطلاعاتی با سیستم داخلی فراسو را دارد به این معنا که همزمان با فروش اینترنتی بلیط اطلاعات در سیستم داخلی ثبت می گردد و از هرگونه Over شدن پرواز به دلیل فروشهای همزمان جلوگیری به عمل می آورد. برای استفاده کنندگان این سیستم هیچ گونه نصب برنامه اضافی نیاز نیست و فقط کافی است آدرس آژانس در صفحه مرورگراینترنت وارد گردد تا بوسیله نام کاربری و کلمه عبور داده شده آژانس بتواند رزروهای خود را بگیرد و این رزروها مستقیما در بخش حسابداری وارد حساب آژانس می گردد.
سیستم اینترنتی فروش تور چارتر :
این سیستم تحت وب می باشد و قابلیت لینک اطلاعاتی با سیستم داخلی فراسو را دارد به این معنا که همزمان با فروش اینترنتی تور(شامل بلیط و هتل) اطلاعات در سیستم داخلی ثبت می گردد . (مانند بخش فروش بلیط اینترنتی)
