پس از جمع‌آوری و ثبت اطلاعات اولیه پرسنل می‌توانیم حکم پرسنلی آنها را صادر کنیم. حکم پرسنلی یک کارمند چه فیلدهایی را در خود دارد؟ این سوالی ست که در این گفتار به آن پاسخ خواهیم داد. حکم کارگزینی سندی است که وضعیت استخدامی فرد را مشخص می‌کند. حکم کارگزینی می‌تواند استخدام شدن فرد و یا افزایش حقوق و مزایا، تغییر وضعیت استخدامی و ... را مشخص کند.

بنابراین و به طور خلاصه می‌توان گفت:

حکم کارگزینی دستور یا ابلاغ سازمان به کارمند برای انجام مسئولیت‌های محوله است که تعهدات ثابت پرداختی از طرف سازمان در قبال آن را نیز نشان می‌دهد. در واقع حکم کارگزینی سندی است که نشان‌دهنده مهم‌ترین اطلاعات و تعهدات استخدامی میان کارمند و کارفرما است.

در حکم کارگزینی دو دسته از اطلاعات درج می‌شود: بخش اول اطلاعات سازمانی کارمند از جمله نوع استخدام، جایگاه سازمانی (پست و واحد) و شغل محوله به فرد و محل خدمت (که معمولاً به یک مکان جغرافیایی اشاره دارد) است و بخش دوم اطلاعات ریالی مربوط به عوامل حکمی است که ارتباط مستقیم با نظام پرداختی سازمان و شرایط فردی و سازمانی فرد دارد. حقوق پایه و عواملی مانند حق جذب، حق سرپرستی، حق اولاد، فوق‌العاده سختی کار، حق عائله مندی و ... از مواردی است که در این قسمت حکم می‌تواند درج شود.

لازم به ذکر است که معمولاً در گزارش حکم بخشی از اطلاعات و سوابق مرتبط به فرد از جمله برخی اطلاعات شناسنامه‌ای و سوابق پرسنلی (تحصیلی، ایثارگری و...)، نیز نشان داده می‌شوند.

ممکن است این سوال مطرح شود که پست و شغل چه تفاوتی با هم دارند؟ شغل مجموعه وظایفی است که یک کار مشخص را در سازمان تعریف می کند. به عنوان مثال حسابدار بودن، برقکار بودن یا کارشناس بودن یک شغل محسوب می‌شود. پست سازمانی جایگاهی است که فرد در آن جایگاه در سازمان قرار می‌گیرد تا از مهارتی که دارد استفاده کند و به سازمان خدمتی را ارائه دهد. به عنوان مثال مدیرمالی، رییس حسابداری و کارشناس برنامه‌ریزی نمونه‌هایی از پست های سازمانی هستند، درحالیکه فردی با مدرک کارشناسی در رشته حسابداری می‌تواند شغل حسابدار ارشد را داشته باشد و در پست ریاست حسابداری یک سازمان مشغول به کار شود. اینکه شغل و پست یک فرد با هم ارتباط داشته باشد منطقی به نظر می‌رسد هرچند که الزامی نیست. به ویژه در پست‌های مدیریتی این ارتباط ممکن است وجود نداشته باشد.

واحدها و پست‌های سازمانی در یک سازمان معمولا دسته‌بندی و طبقه‌بندی شده و تحت عنوان چارت سازمانی (که چارت تشکیلاتی یا تشکیلات سازمانی هم نامیده می‌شود) یک سازمان تنظیم می‌شوند. چارت سازمانی معمولاً به صورت شماتیک نمایش داده می‌شود. برای‌ نمونه شکل زیر قسمتی از یک چارت سازمانی را نشان می‌دهد.

چارت سازمانی در طول حیات سازمان ممکن است دچار تغییراتی شود و یا بازنویسی گردد.

برای ایجاد وجهه قانونی و رسمی، حکم در نهایت به امضای فرد یا افراد تایید کننده حکم کارگزینی (مانند رییس کارگزینی، معاون مالی و مدیرعامل) آن می‌رسد و معمولاً طی سه نسخه (نسخه کارمند، نسخه واحد مالی و نسخه واحد کارگزینی) تکثیر و در اختیار ذی‌نفعان قرار می‌گیرد.

مدیریت چارت‌های سازمانی، پست‌ها، شغل‌ها و شرایط احراز شغل‌ها و فرایند صدور حکم‌های کارگزینی مجموعه عملیاتی هستند که بدون استفاده از یک راهکار نرم‌افزاری به خصوص در سازمان‌ها و شرکت‌های متوسط و بزرگ غیرممکن خواهد بود.